ปัญหาเอกสารระเกะระกะ ถูกเก็บไม่เป็นที่ทาง เป็นเรื่องที่หลายคนในสำนักงานต้องเจอ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารสำคัญที่ต้องเก็บไว้เป็นหลักฐาน หรือเอกสารที่ใช้ในการทำงานประจำวัน การมีเอกสารกองอยู่เต็มโต๊ะ หรือกระจัดกระจายไปทั่วห้อง ไม่เพียงแต่ทำให้ดูรกตา แต่ยังส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานอีกด้วย การแก้ปัญหาง่าย ๆ ที่หลายคนมองข้ามไป นั่นคือ การเลือกใช้ตู้จัดเก็บเอกสาร ที่เหมาะสม
ทำไมต้องมีตู้จัดเก็บเอกสาร ?
- จัดระเบียบได้เป็นสัดส่วน : ช่วยให้เอกสารต่างๆ มีที่อยู่ที่แน่นอน ค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการใช้งาน
- ประหยัดเวลา : ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารที่หายไป
- เพิ่มพื้นที่ใช้สอย : เมื่อเอกสารมีที่เก็บเป็นสัดส่วนแล้ว จะทำให้โต๊ะทำงานเป็นระเบียบเรียบร้อย และดูโล่งขึ้น
- ปกป้องเอกสาร : สามารถปกป้องเอกสารจากสิ่งเร้าภายนอก เช่น แสง อากาศ อุณหภูมิ หรือสิ่งสกปรกอื่น ๆ เพื่อป้องกันการเสียหายของเอกสาร และข้อมูลสำคัญได้
- เพิ่มความสวยงาม : ตู้จัดเก็บเอกสารดีไซน์สวยงาม สามารถเป็นส่วนหนึ่งของการตกแต่งสำนักงานได้
เลือกตู้จัดเก็บเอกสารอย่างไรให้เหมาะสม ?
ขนาด : พิจารณาขนาดของพื้นที่ที่จะวางตู้ และปริมาณเอกสารที่ต้องเก็บ
วัสดุ : มีให้เลือกหลากหลายชนิด เช่น ไม้ โลหะ พลาสติก แต่ละชนิดมีข้อดีข้อเสียแตกต่างกันไป
รูปแบบ : มีทั้งแบบตั้งพื้น แบบติดผนัง แบบมีลิ้นชัก หรือแบบมีประตู
ฟังก์ชัน : เลือกตามความต้องการ เช่น มีกุญแจล็อก มีชั้นวางปรับระดับได้
งบประมาณ : กำหนดงบประมาณที่ต้องการ เพื่อเลือกตู้ที่เหมาะสมกับงบประมาณที่มี
เทคนิคการจัดระเบียบเอกสารในตู้
แบ่งหมวดหมู่
ทำการแบ่งเอกสารออกเป็นหมวดหมู่ เช่น เอกสารสำคัญ เอกสารประจำวัน เอกสารที่รอการดำเนินการ เพื่อให้จัดระเบียบ และค้นหาได้ง่าย
ใช้แฟ้มเอกสารร่วมด้วย
จัดเอกสารแต่ละหมวดหมู่ลงในแฟ้มใส่เอกสาร รวมให้เอกสารหมวดหมู่เดียวกันอยู่รวมกัน เพื่อให้หยิบใช้งานได้ง่ายยิ่งขึ้น
ติดป้ายชื่อ
ติดป้ายชื่อบอกหมวดหมู่เอกสารบนแต่ละแฟ้ม หรือบนตู้จัดเก็บเอกสาร เพื่อบ่งบอกว่าแต่ละช่องมีไว้สำหรับเก็บเอกสารประเภทใด
ทำความสะอาดเป็นประจำ
นำเอกสารทั้งหมดออกมาจัดระเบียบ กำจัดเอกสารที่ไม่จำเป็นออกไป เพื่อให้ตู้จัดเก็บเอกสารมีพื้นที่สำหรับเอกสารใหม่ ๆ อยู่เสมอ
ตู้จัดเก็บเอกสารเป็นอีกหนึ่งเฟอร์นิเจอร์ชิ้นสำคัญที่ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การเลือกตู้จัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม และการจัดระเบียบเอกสารอย่างเป็นระบบ จะช่วยให้คุณค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว และยังช่วยเพิ่มความเป็นระเบียบเรียบร้อยให้กับสำนักงานของคุณอีกด้วย
