การเลือกโต๊ะประชุมที่เหมาะสมถือเป็นหนึ่งในการตัดสินใจสำคัญสำหรับทุกองค์กร เพราะโต๊ะประชุมไม่ได้เป็นเพียงเฟอร์นิเจอร์สำนักงานธรรมดา แต่ยังสะท้อนถึงภาพลักษณ์ และวัฒนธรรมขององค์กรอีกด้วย ห้องประชุมที่มีโต๊ะประชุมที่ตอบโจทย์การใช้งานจะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพ สร้างบรรยากาศที่เอื้อต่อการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น และทำให้ทีมงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น บทความนี้จะพาคุณไปรู้จักวิธีการเลือกโต๊ะประชุมที่เหมาะสมกับออฟฟิศของคุณในทุกมิติ
ทำความรู้จักโต๊ะประชุม และความสำคัญในออฟฟิศ
ในยุคที่การทำงานเป็นทีม และการสื่อสารภายในองค์กรมีความสำคัญมากขึ้น โต๊ะประชุมจึงกลายเป็นศูนย์กลางของการตัดสินใจ และการวางแผนงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทีม การนำเสนองาน หรือการเจรจาธุรกิจกับลูกค้า ล้วนต้องอาศัยพื้นที่ที่เหมาะสม และเฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่รองรับการใช้งานได้ดี
โต๊ะประชุมที่ดีจะช่วยสร้างบรรยากาศที่เป็นมืออาชีพ ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกสบาย และมีสมาธิในการทำงาน นอกจากนี้ยังส่งผลต่อความประทับใจแรกพบของลูกค้า หรือคู่ค้าที่มาเยือนออฟฟิศ การลงทุนกับโต๊ะประชุมคุณภาพดีจึงเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าในระยะยาว ทั้งในแง่ของความทนทาน และภาพลักษณ์องค์กร
ประเภทของโต๊ะประชุมที่นิยมใช้ในห้องประชุม
การเลือกรูปทรงของโต๊ะประชุมมีผลโดยตรงต่อรูปแบบการสื่อสาร และบรรยากาศในห้องประชุม แต่ละรูปทรงมีข้อดี และเหมาะกับการใช้งานที่แตกต่างกัน การทำความเข้าใจลักษณะเฉพาะของโต๊ะประชุมแต่ละประเภทจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้น
● โต๊ะประชุมทรงสี่เหลี่ยมผืนผ้า
โต๊ะประชุมทรงสี่เหลี่ยมผืนผ้าเป็นรูปแบบคลาสสิกที่พบเห็นได้บ่อยที่สุดในห้องประชุมทั่วไป เหมาะสำหรับการประชุมที่มีผู้นำ หรือประธานที่ชัดเจน เพราะตำแหน่งหัวโต๊ะจะเป็นจุดศูนย์กลางความสนใจ รูปทรงนี้ใช้พื้นที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และรองรับผู้เข้าร่วมประชุมได้จำนวนมาก เหมาะกับห้องประชุมที่มีลักษณะเป็นสี่เหลี่ยมผืนผ้าเช่นกัน
● โต๊ะประชุมทรงกลม และทรงรี
หากต้องการสร้างบรรยากาศที่เท่าเทียม และเปิดกว้างสำหรับการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น โต๊ะประชุมทรงกลม หรือทรงรีเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม รูปทรงนี้ไม่มีตำแหน่งหัวโต๊ะที่ชัดเจน ทำให้ทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วมเท่ากัน เหมาะกับการระดมสมอง การประชุมทีมขนาดเล็ก หรือการประชุมที่เน้นความร่วมมือมากกว่าการสั่งการ
● โต๊ะประชุมแบบโมดูลาร์
สำหรับออฟฟิศที่ต้องการความยืดหยุ่นสูง โต๊ะประชุมแบบโมดูลาร์เป็นทางเลือกที่ตอบโจทย์ได้ดี เฟอร์นิเจอร์สำนักงานประเภทนี้สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบได้ตามความต้องการ ไม่ว่าจะจัดเป็นรูปตัว U ตัว T หรือแยกเป็นโต๊ะย่อยหลายตัว เหมาะกับองค์กรที่มีรูปแบบการประชุมหลากหลาย และต้องการใช้พื้นที่ห้องประชุมให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ปัจจัยสำคัญในการเลือกโต๊ะประชุมให้เหมาะกับการใช้งาน
การเลือกโต๊ะประชุมที่ใช่ไม่ได้ขึ้นอยู่กับรูปลักษณ์ภายนอกเพียงอย่างเดียว แต่ต้องพิจารณาปัจจัยหลายด้านประกอบกัน เพื่อให้ได้เฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่ตอบโจทย์การใช้งานจริง และคุ้มค่ากับการลงทุน
● ขนาดของห้องประชุม และจำนวนผู้ใช้งาน
ก่อนเลือกซื้อโต๊ะประชุม สิ่งแรกที่ต้องพิจารณาคือขนาดของห้องประชุม และจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมโดยเฉลี่ย ควรเว้นระยะห่างรอบโต๊ะประชุมอย่างน้อยหนึ่งเมตรเพื่อให้เดินผ่านได้สะดวก และควรคำนวณพื้นที่นั่งต่อคนให้เพียงพอ โดยทั่วไปควรมีพื้นที่อย่างน้อย 60-75 เซนติเมตรต่อที่นั่งหนึ่งตำแหน่ง
● วัสดุ และความทนทานของโต๊ะประชุม
วัสดุที่ใช้ทำโต๊ะประชุมมีหลากหลาย ตั้งแต่ไม้จริง ไม้อัด MDF หน้าเมลามีน กระจก ไปจนถึงโลหะ แต่ละวัสดุมีข้อดี และข้อจำกัดต่างกัน ไม้จริงให้ความรู้สึกหรูหรา และทนทานแต่ราคาสูง ในขณะที่หน้าเมลามีนดูแลรักษาง่าย และราคาเข้าถึงได้ การเลือกวัสดุควรพิจารณาจากงบประมาณ ความถี่ในการใช้งาน และสไตล์ของออฟฟิศ
● ดีไซน์ และภาพลักษณ์องค์กร
โต๊ะประชุมควรมีดีไซน์ที่สอดคล้องกับภาพลักษณ์ และวัฒนธรรมองค์กร หากเป็นบริษัทที่เน้นความทันสมัย และนวัตกรรม อาจเลือกโต๊ะประชุมดีไซน์เรียบง่ายแนวมินิมอล แต่หากเป็นองค์กรที่เน้นความน่าเชื่อถือ และความเป็นมืออาชีพ อาจเลือกแบบคลาสสิกที่ดูหรูหรา นอกจากนี้สีสัน และรูปทรงของโต๊ะประชุมควรเข้ากันได้ดีกับเฟอร์นิเจอร์สำนักงานอื่น ๆ ในห้องประชุมเพื่อแสดงถึงความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน
เทคนิคการจัดวางโต๊ะประชุมให้ใช้พื้นที่คุ้มค่า
การจัดวางโต๊ะประชุมอย่างเหมาะสมจะช่วยให้ห้องประชุมใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าห้องจะมีขนาดเล็ก หรือใหญ่ก็สามารถจัดการพื้นที่ได้อย่างลงตัว หลักการสำคัญคือการวางโต๊ะประชุมให้อยู่ตรงกลางห้อง หรือในตำแหน่งที่ทุกคนมองเห็นจอนำเสนอได้ชัดเจน
สำหรับห้องประชุมขนาดเล็ก ควรเลือกโต๊ะประชุมที่มีขนาดพอดีกับพื้นที่ ไม่ใหญ่จนทำให้รู้สึกอึดอัด และควรจัดวางให้มีทางเดินที่สะดวก ส่วนห้องประชุมขนาดใหญ่อาจพิจารณาใช้โต๊ะประชุมแบบโมดูลาร์ที่ปรับเปลี่ยนได้ตามจำนวนผู้เข้าประชุม นอกจากนี้ควรคำนึงถึงตำแหน่งของปลั๊กไฟ และจุดเชื่อมต่ออุปกรณ์ต่าง ๆ เพื่อความสะดวกในการใช้งานอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ระหว่างการประชุม
การดูแลรักษาโต๊ะประชุมให้ใช้งานได้ยาวนาน
เมื่อลงทุนกับโต๊ะประชุมคุณภาพดีแล้ว การดูแลรักษาอย่างถูกวิธีจะช่วยยืดอายุการใช้งาน และรักษาความสวยงามของเฟอร์นิเจอร์สำนักงานชิ้นสำคัญนี้ไว้ได้ การทำความสะอาดเป็นประจำ และการป้องกันความเสียหายเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม
สำหรับโต๊ะประชุมไม้ ควรใช้ผ้านุ่มชุบน้ำหมาด ๆ เช็ดทำความสะอาด หลีกเลี่ยงการใช้สารเคมีที่รุนแรงซึ่งอาจทำลายผิวหน้าไม้ และควรใช้แผ่นรองเมื่อวางของร้อน หรือของมีคม ส่วนโต๊ะประชุมหน้ากระจกควรเช็ดด้วยน้ำยาเช็ดกระจก และผ้าไมโครไฟเบอร์เพื่อป้องกันรอยขีดข่วน การดูแลรักษาอย่างสม่ำเสมอจะทำให้โต๊ะประชุมของคุณคงสภาพดี และพร้อมใช้งานอยู่เสมอ
การเลือกโต๊ะประชุมที่เหมาะสมต้องพิจารณาหลายปัจจัยประกอบกัน ทั้งขนาดห้องประชุม จำนวนผู้ใช้งาน วัสดุ ดีไซน์ และงบประมาณ โต๊ะประชุมที่ดีจะช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงาน สร้างบรรยากาศที่เอื้อต่อการสื่อสาร และยกระดับภาพลักษณ์ของออฟฟิศให้ดูเป็นมืออาชีพ ลงทุนเวลาในการเลือกเฟอร์นิเจอร์สำนักงานชิ้นสำคัญนี้ให้ดีที่ โต๊ะประชุม คุณภาพดี ราคาพิเศษ - หนึ่งดีเลิศ แล้วคุณจะได้ห้องประชุมที่ตอบโจทย์ทุกรูปแบบการใช้งานอย่างแท้จริง
